Wie verschlüsseln wir unsere Emails?

Wer mit uns per Email kommuniziert, kennt es schon. Emails mit vertraulichen Daten werden von uns datenschutzkonform verschlüsselt. Nicht nur die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt eine solche Verschlüsselung sondern auch die berufsrechtlichen Vorschriften für unseren Berufsstand als Steuerberater. Doch wie funktioniert die Verschlüsselung unserer Emails?

Obwohl Vernunft und Gesetzgeber längst eine Verschlüsselung vertraulicher Emails verlangt, haben sich bis zum heutigen Tag keine Verschlüsselungssysteme wirklich durchgesetzt. Nach unserer Erfahrung sind Unternehmen und Behörden, die ihre Emails verschlüsseln, immer noch in der Minderheit. Und da sich die wenigen Unternehmen, die eine Verschlüsselung einsetzen, nicht auf ein einheitliches Verschlüsselungssystem einigen konnten, muss man sich als Empfänger solcher Emails zwangsläufig mit einer Vielzahl von Systemen herumschlagen.

Bei der Auswahl des Verschlüsselungssystems standen für uns die Sicherheit, einfache Bedienbarkeit und die plattformunabhängige Lauffähigkeit im Vordergrund. Dabei haben wir auf eine sogenannte SPX-Verschlüsselung (Secure PDF eXchange) gesetzt, bei der der Emailinhalt in eine kennwortverschlüsselte PDF-Datei übernommen wird. Das Passwort vergibt der Empfänger der Email selbst. Ist er noch nicht als Empfänger registriert, erhält er mit der ersten Email eine Einladung, ein entsprechendes Passwort zu vergeben. Sollten Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben, genügt eine kurze Nachricht an unsere Kanzlei. Wir setzen das Passwort dann zurück. Mit der nächsten verschlüsselten Email vergeben Sie dann einfach wieder ein neues Passwort. Bedenken Sie jedoch, dass Sie frühere Emails nicht mehr öffnen können, wenn Sie das Passwort vergessen haben sollten.

Der Vorteil unseres Verschlüsselungssystems besteht darin, dass der Empfänger unserer Emails grundsätzlich keine spezielle Entschlüsselungssoftware installieren muss. Der Empfang und das Öffnen der verschlüsselten Emails funktioniert auf den meisten Betriebssystemen, wie z.B. Windows oder MAC, aber auch problemlos auf mobilen Endgeräten, egal ob das Betriebssystem iOS oder Android heißt.

Eine Besonderheit ist lediglich dann zu beachten, wenn unsere verschlüsselte Email noch einen eingebetteten Anhang enthält. Das kann z.B. ein Steuerbescheid, eine Steuererklärung oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung sein. Eingebettete Anhänge in PDF-Dateien werden leider nur angezeigt, wenn man das PDF mit dem Viewer von Adobe öffnet. Den Adobe Reader gibt es jedoch ebenfalls für nahezu alle Betriebssysteme und mobilen Endgeräte. Wir empfehlen Ihnen daher, den Adobe Reader zu installieren und auch zum Standard-Programm für das Öffnen von PDF-Dateien zu definieren.

Sie haben noch Fragen zu unserer Emailverschlüsselung oder Probleme beim Empfang oder Öffnen einer Email von uns? Rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gern. Tel. 04131/7560230

Verfasst am 29. August 2018, von
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