Wie verschlüsseln wir unsere Emails?

Wer mit uns per Email kommuniziert, kennt es schon. Emails mit vertraulichen Daten werden von uns datenschutzkonform verschlüsselt. Nicht nur die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt eine solche Verschlüsselung sondern auch die berufsrechtlichen Vorschriften für unseren Berufsstand als Steuerberater. Doch wie funktioniert die Verschlüsselung unserer Emails?

Obwohl Vernunft und Gesetzgeber längst eine Verschlüsselung vertraulicher Emails verlangt, haben sich bis zum heutigen Tag keine Verschlüsselungssysteme wirklich durchgesetzt. Nach unserer Erfahrung sind Unternehmen und Behörden, die ihre Emails verschlüsseln, immer noch in der Minderheit. Und da sich die wenigen Unternehmen, die eine Verschlüsselung einsetzen, nicht auf ein einheitliches Verschlüsselungssystem einigen konnten, muss man sich als Empfänger solcher Emails zwangsläufig mit einer Vielzahl von Systemen herumschlagen.

Bei der Auswahl des Verschlüsselungssystems standen für uns die Sicherheit, einfache Bedienbarkeit und die plattformunabhängige Lauffähigkeit im Vordergrund. Dabei haben wir auf eine sogenannte SPX-Verschlüsselung (Secure PDF eXchange) gesetzt, bei der der Emailinhalt in eine kennwortverschlüsselte PDF-Datei übernommen wird. Das Passwort vergibt der Empfänger der Email selbst. Ist er noch nicht als Empfänger registriert, erhält er mit der ersten Email eine Einladung, ein entsprechendes Passwort zu vergeben. Sollten Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben, genügt eine kurze Nachricht an unsere Kanzlei. Wir setzen das Passwort dann zurück. Mit der nächsten verschlüsselten Email vergeben Sie dann einfach wieder ein neues Passwort. Bedenken Sie jedoch, dass Sie frühere Emails nicht mehr öffnen können, wenn Sie das Passwort vergessen haben sollten.

Der Vorteil unseres Verschlüsselungssystems besteht darin, dass der Empfänger unserer Emails grundsätzlich keine spezielle Entschlüsselungssoftware installieren muss. Der Empfang und das Öffnen der verschlüsselten Emails funktioniert auf den meisten Betriebssystemen, wie z.B. Windows oder MAC, aber auch problemlos auf mobilen Endgeräten, egal ob das Betriebssystem iOS oder Android heißt.

Eine Besonderheit ist lediglich dann zu beachten, wenn unsere verschlüsselte Email noch einen eingebetteten Anhang enthält. Das kann z.B. ein Steuerbescheid, eine Steuererklärung oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung sein. Eingebettete Anhänge in PDF-Dateien werden leider nur angezeigt, wenn man das PDF mit dem Viewer von Adobe öffnet. Den Adobe Reader gibt es jedoch ebenfalls für nahezu alle Betriebssysteme und mobilen Endgeräte. Wir empfehlen Ihnen daher, den Adobe Reader zu installieren und auch zum Standard-Programm für das Öffnen von PDF-Dateien zu definieren.

Sie haben noch Fragen zu unserer Emailverschlüsselung oder Probleme beim Empfang oder Öffnen einer Email von uns? Rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gern. Tel. 04131/7560230

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29. August 2018

DATEV Arbeitnehmer online



Mit DATEV Arbeitnehmer online stellen Sie Ihren Mitarbeitern wichtige Gehaltsdokumente online zur Verfügung. Das spart einerseits Papier, andererseits hat Ihr Arbeitnehmer permanent und jederzeit Zugriff auf seine Dokumente.

Für Sie als Unternehmen liegen die Vorteile auf der Hand. Für Sie entfällt der monatliche Aufwand für die Verteilung der Brutto/Netto Abrechnungen. Des Weiteren sind Sie zeitlich flexibler, da Sie nicht auf Postlaufzeiten angewiesen sind. Ebenso erübrigen sich Rückfragen von Arbeitnehmern, die Ihre Lohnabrechnung einmal verlegt haben.

Für Sie als Arbeitnehmer bietet Arbeitnehmer online den Vorteil, dass Sie von überall Zugriff auf Ihre Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigung oder sonstige wichtige Lohndokumente haben. Die Dokumente werden online bis zu 10 Jahren bereitgestellt.

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6. Oktober 2017

Einkäufe bei Onlinehändlern und deren Folgen

(c) Daniel Berkmann fotolia.com

(c) Daniel Berkmann fotolia.com

Wer zum Beispiel über Amazon für sein Unternehmen Gegenstände einkauft, sollte folgendes beachten. Amazon bietet sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen eigene Kundenkonten an. Dies ist besonders für den Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Amazon wichtig. Da Amazon auch um Ausland Versandlager unterhält, ist es möglich, dass Amazon aus dem Ausland nach Deutschland liefert. Dies ist immer an der entsprechenden Länderkennung in den Rechnungsnummern ersichtlich. Wird zum Beispiel eine Speicherkarte aus einem Versandlager in Polen nach Deutschland geliefert, liegt umsatzsteuerrechtlich eine innergemeinschaftliche Lieferung vor. Wenn Sie nun mir Ihrem Privatkonto für Ihre Unternehmen einkaufen, erhalten Sie fälschlicherweise eine Rechnung mit Steuerausweis.

Da hier aber für Unternehmer und Privatpersonen unterschiedliche Regelungen bestehen, hätten Sie aus diesen Rechnungen keinen Vorsteuerabzug, da nur die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden kann.

Dies können Sie vermeiden, indem Sie für Ihr Unternehmen auf Amazon ein eigenes Kundenkonto erstellen und in diesem Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben. An dieser Nummer erkennt Amazon, dass Sie die Bestellung als Unternehmer tätigen und weist in den entsprechenden Fällen keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen aus. Somit schulden Sie im Rahmen der innergemeinschaftlichen Lieferung die Umsatzsteuer, können sich gleichzeitig aber die Vorsteuer abziehen, sodass für Sie keine Belastung entsteht.

Auf diesem Wege umgehen Sie das Risiko bei einer Prüfung, den Vorsteuerabzug aus den Amazon Rechnungen zu verlieren.

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11. Juli 2017

Wir gratulieren Steffen Wulff zur bestandenen Prüfung

wulff2Seit dem 05.04.2017 dürfen wir Herrn Wulff als Steuerfachwirt in unserem Team begrüßen.  Nach erfolgreich abgelegter  schriftlicher Prüfung stellte auch die abschließende mündliche Prüfung kein Problem mehr da.  Mit der Note 2 bestand Herr Wulff die Prüfung zum Steuerfachwirt.

Während den 2 Jahren Abendkursen nach der Arbeit, diversen Samstagen und 6 Wochen Vollzeitkurs, die allesamt in Hamburg stattfanden, ist nun die Erleichterung groß, dass dieses Kapitel abgeschlossen ist.

Wir freuen uns, dass Herr Wulff sein gewonnenes Wissen nun auch in der Praxis umsetzen kann und hoffen, dass die nächsten Schritte nicht lange auf sich warten lassen.

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17. April 2017

Einkommensteuer: Ein Arbeitszimmer – mehrere Steuerpflichtige

Strassenschild 31 - Homeoffice

(c) Thomas Reimer fotolia.com

Der BFH hat über den Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bei Nutzung durch ein Ehepaar im gemeinsamen Einfamilienhaus entschieden.

Wenn bei jedem Steuerpflichtigen die Abzugsvoraussetzungen gem. § 4 (5) S. 1 Nr. 6b S. 2 EStG vorliegen, da ihnen kein anderer Arbeitsplatz für ihre berufliche Tätigkeit zur Verfügung steht, dann kann jeder der Nutzenden seine Kosten einkünftemindernd geltend machen. Die Abzugsverbote für Betriebsausgaben in § 4 (5) EStG knüpfen an die Betriebsausgaben des einzelnen Steuerpflichtigen an, dessen Gewinn nicht gemindert werden darf.

Genau deshalb ist daher personenbezogen auf die Ausgaben des einzelnen Steuerpflichtigen abzustellen und nicht auf das Objekt der Abzugsbeschränkung (das Arbeitszimmer).

Dem Gesetzeswortlaut ist nicht zu entnehmen, das der Abzugsbetrag von 1.250 EUR nur bei alleiniger Nutzung des Arbeitszimmers in voller Höhe zustehen soll. Außerdem spricht für diese Auslegung auch die Gesetzessystematik. Denn der Grundsatz der Individualbesteuerung gilt auch im Rahmen der Zusammenveranlagung von Ehegatten.

Hinweis: Zuvor hatte der BFH die Rechtsauffassung vertreten, dass der Höchstbetrag (1.250 EUR) nur einmal gewährt werden kann. Bei mehreren Nutzern sei dieser aufzuteilen. An dieser Rechtsprechung hält der BFH nun nicht mehr fest.

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7. März 2017
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